先看这张住宿单
先别看功能清单，我们只看一个问题：
7 月 12 日去杭州出差，酒店每晚 680 元，能不能报销？
系统查到公司制度里写着“杭州住宿标准为每晚 600 元”，于是回答：
不能报销，超过 600 元的部分由个人承担。
这个回答看起来没毛病。制度找到了，金额对上了，原文也能点开。
但财务真要处理这张单，还得继续问：
- 这名员工按哪一档住宿标准执行？
- 7 月 12 日是不是展会期间？
- 公司有没有特殊日期上浮标准？
- 员工出发前有没有拿到负责人同意？
只要这些问题还没弄清楚，系统就不能直接说“能报”或者“不能报”。
所以，判断 AI 项目第一期有没有做完，不能只看系统能不能回答问题。要看员工问完以后，这件事能不能真的办下去。
为什么一句看起来正确的答案还不够
假设公司还有一份补充规定：展会期间去杭州出差，住宿标准可以上浮百分之二十，但必须提前得到负责人书面同意。
这样一来，同样是每晚 680 元，至少有三种情况：
- 不是展会期间，按每晚 600 元处理；
- 是展会期间，而且提前拿到了书面同意，680 元没有超过上浮后的 720 元；
- 是展会期间，但查不到提前同意的记录，现在还不能判断。
系统第一次回答“不能报销”，只考虑了第一种情况。
它找到的制度没有错，算的金额也没有错。问题是，它少看了另一份规定，也没把缺少的条件问清楚，就先给了最终答案。
这样的系统可以演示，但还不能直接拿来办事。
第一期应该少做什么
第一期当然不能什么都做。范围太大，费用、时间和配合的人都会跟着增加，也很难看清到底哪一步没做好。
这个项目可以先只做下面这些内容：
- 只给一类员工使用；
- 只处理国内出差的住宿费用；
- 只使用财务确认过的主制度和补充规定；
- 先做网页，不做手机端；
- 先不自动把结果写进报销系统。
交通费、餐费、出国差旅、其他部门的制度，都先不做。
这才是第一期应该做的减法：少接几类事情，而不是每类事情都只做一半。
已经接进来的事情，哪些步骤不能省
第一期既然答应处理住宿费用，就要把这类问题从头送到尾。对这张 680 元的住宿单来说，至少要做到下面几步。
第一步：把该问的信息问全
系统要知道员工类别、出差城市、入住日期、每晚金额和提前审批情况。少了哪一项，就继续问哪一项。不能觉得“多数人应该是这种情况”，然后替员工猜一个答案。
第二步：把该看的制度看全
系统不能只找到主制度里的“杭州 600 元”，还要检查有没有补充规定、特殊日期和例外情况。哪些文件正在使用，旧版本是否已经停用，要由财务先确认。不能把文件一上传，就默认每份都能拿来回答。
第三步：拿不准时别硬答
如果信息齐全，规定也很清楚，系统可以直接告诉员工怎么处理，并把依据列出来。如果审批记录查不到，或者两份规定对不上，系统就要停下来。停下来不是系统坏了，而是它知道这件事现在不能自己作决定。
第四步：交给人时，把现有信息一起带过去
系统不能只给财务发一句“有问题，请处理”。它要把员工原来的问题、已经补充的信息、查过的制度、算过的金额和拿不准的地方一起交过去。这样财务不用再把员工叫来，从头问一遍。
第五步：处理结果要回得去，也要查得到
财务确认以后，员工要能看到这笔费用最后怎样处理、还要提交什么材料。公司也要保留是谁确认的、用了哪份制度、审批记录是什么、什么时候处理的。以后有人再问，不能只剩一句找不到来路的“可以报销”。
怎么验收最实在
不要准备十个制度里刚好有标准答案的问题。那样只能看出系统会查资料、会写回答。
还是用这张 680 元的住宿单，测试三次就够了。
- 第一次，把员工类别和有效的提前审批都提供给系统。看它能不能找到主制度和补充规定，算清 680 元是否符合标准，并告诉员工还要附什么材料。
- 第二次，把审批编号删掉。看系统会不会停下来，明确告诉员工缺了什么，而不是继续猜。
- 第三次，填一个暂时查不到的审批编号。看系统能不能把已有信息和拿不准的地方一起交给财务，并在财务确认后把结果返回来。
如果三次测试都得到同一句回答，这个系统还没有真正分清情况。
如果它知道什么时候可以直接答，什么时候需要追问，什么时候必须交给财务，而且最后都有记录，这张住宿单才算走完。
最后用一句话说清第一期交什么
这个项目的第一期，可以直接写成：
先为一类员工处理国内出差住宿问题。系统负责把信息问全、把现行制度找全；能确定的直接说明结果和依据，不能确定的带着现有信息交给财务，财务处理后再把结果返回员工并留下记录。
这句话说清了给谁用、处理什么、系统做到哪里、财务什么时候接手、最后留下什么。
至于交通费、餐费、出国差旅、更多部门和自动写回报销系统，都可以明明白白写成第一期暂时不做。
所以，第一期不是把完整系统随便砍掉几个功能，也不是先做一个能展示的问答页面。
说得再直白一点：别先问第一期做几个功能，先问那张 680 元的住宿单，到底有没有人把它办完。
