まずはこの宿泊費精算をご覧ください
機能リストはまだ見ないで、1 つの質問だけ見てみましょう。
7月12日に出張で杭州に行きました。ホテルは1泊680元でした。返金してもらえますか？
システムは、会社のポリシーに「杭州の宿泊標準は1泊600元」と記載されていることを発見し、次のように答えました。
返金はできませんので、600元を超えた場合は自己負担となります。
この答えは正しいようです。システムが見つかり、金額も正しく、元のテキストを開くことができました。
しかし、財務部門が本当にこの命令を処理したいのであれば、次のことを問い続けなければなりません。
- この従業員にはどのような宿泊基準が適用されるのでしょうか?
- 7月12日は会期中ですか？
- 会社には特別な日付に関する基準はありますか?
- 従業員は出発前に担当者の承認を得ましたか?
これらの問題が明確にならない限り、システムは直接的に「報告できる」または「報告できない」と言うことができません。
したがって、AI プロジェクトの第 1 フェーズが完了したかどうかを判断するには、システムが質問に答えられるかどうかだけを見ることはできません。それは従業員の要望を受けて本当に実行できるかどうかにかかっています。
一見正しい答えでは不十分な理由
展示会期間中に杭州に出張する場合、宿泊基準を20％増額することができるが、事前に担当者の書面による同意を得る必要があるという補足規定も設けているとする。
このように、同じ料金が 1 泊あたり 680 元である場合、少なくとも 3 つの状況が存在します。
- 展覧会期間中はありません。料金は1泊600元です。
- 展示会期間中であり、事前に書面による同意を得ていたため、680元は値上げ後の720元を超えることはなかった。
- 会期中ですが事前承諾の記録が見つからないのでまだ分かりません。
システムは初めて「払い戻しできません」と回答し、最初の状況のみを考慮しました。
見つかったシステムは正しく、計算された金額も正確でした。問題は、別の規制を読んだり、欠落している条件について明確に尋ねたりすることなく、最初に最終的な答えを出したことです。
このようなシステムをデモンストレーションすることはできますが、タスクを実行するために直接使用することはできません。
最初の期間にやるべきことは何でしょうか?
もちろん、最初の期間ですべてを行うことはできません。範囲が大きすぎると、その分協力するコストや時間、人数も増え、どのステップがうまくできていなかったのかがわかりにくくなります。
このプロジェクトでは、最初は次の内容のみを行うことができます。
- 1 つのカテゴリーの従業員のみが使用できます。
- 国内出張の場合は宿泊費のみ処理いたします。
- 財務的に確認された主要なシステムと補足規定のみを使用してください。
- モバイル版ではなく、Web ページを最初に作成します。
- 最初に結果を償還システムに自動的に書き込まないでください。
交通費、食費、海外渡航費、その他部門制度については当面取り扱いません。
これが最初の期間で行うべき削減です。各種類の作業の半分だけを行うのではなく、数種類の作業を減らします。
すでに引き継がれているもののうち、省略できない手順は何ですか？
第一段階で宿泊費の対応を約束した以上、そういった問題に最初から最後まで対応していかなければなりません。この680元の宿泊費については、少なくとも以下の手順を実行する必要があります。
ステップ 1: 尋ねる必要があるすべての情報を尋ねる
システムは、従業員のカテゴリー、出張都市、チェックイン日、1 泊あたりの金額、事前承認状況を把握する必要があります。何かが足りない場合は、それを求め続けてください。 「ほとんどの人にとってこれが当てはまるはずだ」と考えて、従業員の答えを推測することはできません。
ステップ 2: 確認する必要があるすべてのシステムを確認する
システムはメインシステムで「杭州 600 元」を見つけるだけでなく、補足規定、特別日、例外があるかどうかもチェックします。どのファイルが現在使用されているか、古いバージョンが非アクティブ化されているかどうかを、まず財務部門に確認する必要があります。文書をアップロードして、すべての文書に回答できると自動的に想定することはできません。
ステップ 3: 疑問がある場合は厳しく答えない
情報が完全で規定が明確であれば、システムは従業員にその取り扱い方法と根拠を直接指示することができます。承認記録が見つからない場合、または 2 つの規定が一致しない場合、システムは停止します。停止するのはシステムが壊れているからではなく、現時点ではこの問題について独自の決定を下すことができないことを知っているからです。
ステップ 4: 引き渡す際は、既存の情報をご持参ください。
「問題が発生しました。対処してください」と財務諸表を送信するだけではシステムは機能しません。従業員の最初の質問、補足情報、チェックされたシステム、計算された金額、および不確実性を引き渡す必要があります。こうすることで、財務部門は従業員を呼んで何度も質問する必要がなくなります。
ステップ 5: 処理結果は取得可能で追跡可能でなければなりません
財務が確認されたら、従業員は最終的に経費がどのように処理されるのか、どのような資料を提出する必要があるのかを把握できるようにする必要があります。企業は、誰が承認したか、どのシステムが使用されたか、承認記録がどのようなものか、いつ処理されたかを追跡する必要もあります。将来、誰かが再度尋ねてきた場合、出典を見つけずに「返金できます」と答えることはできません。
受け入れを確認する最も実用的な方法は何ですか?
たまたま 10 のシステムで標準的な答えが得られるような質問を用意しないでください。これは、システムが情報をチェックして回答を書くことができることを示すだけです。
この680元の宿泊代を使って3回テストするだけです。
- 初めて、従業員カテゴリと有効な事前承認の両方がシステムに提供されます。主要な制度と補足規定を確認し、680元が基準を満たしているかどうかを判断し、従業員にどのような追加資料を添付する必要があるかを指示します。
- 2回目は承認番号を削除します。システムが停止し、推測を続けるのではなく、不足しているものを従業員に正確に伝えるかどうかを確認してください。
- 3回目は一時的に見つからない承認番号を記入します。システムが既存の情報と不確実性を財務部門に引き渡し、財務部門が確認した後に結果を返すことができるかどうかを確認します。
3 回のテストで同じ答えが得られた場合、システムは状況を実際には把握していません。
いつ直接回答できるか、いつ質問する必要があるか、いつ財務省に引き渡さなければならないかを把握し、それが最終的に記録されれば、この調整法案は完了したと見なされます。
最後に、最初の分割払いで支払う金額を一文で明確に説明します。
このプロジェクトの最初のフェーズは、次のように直接書くことができます。
まず、従業員というカテゴリーの国内出張における宿泊問題でございます。システムは、完全な情報と現在のシステムを要求する責任があります。それが確かである場合は、結果と根拠を直接説明します。確実でない場合は、既存の情報とともに財務部門に引き渡されます。財務処理後は結果が従業員に返却され、記録が残ります。
この文により、誰が使用され、何が処理され、システムがどこへ行き、いつ財務部門が引き継ぎ、最終的に何が残されるのかが明確になります。
交通費、食費、海外旅行、部署の増加、自動記帳・経費システムなどについては、最初の期間は書かなくても大丈夫です。
したがって、最初の問題は、システム全体のいくつかの機能をランダムに切り取るということではなく、また、最初に表示される Q&A ページを作成するということではありません。
もっと率直に言うと、第 1 段階でどれだけの作業が行われるかを最初に尋ねるのではなく、まず 680 元の宿泊費を支払った人がいるかどうかを尋ねてください。
